Assistant·e Médico-Administratif - Service Chirurgie H/F - Hospices Civils de Beaune

Les Hospices Civils de Beaune (HCB) regroupent les centres hospitaliers de Beaune, Arnay-le-Duc, Seurre et Nuits-Saint-Georges, représentant près de 988 lits et places. Ils disposent d'un plateau technique complet (bloc opératoire, soins intensifs, IRM, scanner, maternité) et sont l'établissement support du GHT Sud Côte-d'Or. Leur offre de soins couvre le MCO, SSR, HAD, EHPAD et USLD. L'établissement possède également un patrimoine historique et viticole unique, incluant le musée de l'Hôtel-Dieu et le domaine des Hospices de Beaune, connu pour sa vente annuelle des vins.Dans le cadre du service de chirurgie de l'hôpital de Beaune, un poste d'Assistant(e) Médico-Administratif en CDI est à pourvoir.

Missions principales
Accueil et orientation
- Accueil physique et téléphonique des patients et familles
- Information, orientation et gestion des urgences et de l'attente
- Communication professionnelle et bienveillante

Gestion des agendas
- Planification des consultations, examens et hospitalisations
- Coordination avec les praticiens et services internes/externes
- Gestion des modifications, annulations et urgences

Gestion administrative des dossiers
- Création, mise à jour et archivage des dossiers patients
- Vérification de l'identité et des données (identitovigilance)
- Numérisation et classement des documents

Traitement documentaire
- Rédaction et mise en forme de comptes rendus et courriers
- Gestion du courrier entrant et sortant
- Respect de la confidentialité des données

Logistique
- Gestion des stocks et commandes de fournitures et matériel

Coordination
- Interface entre patients, médecins et partenaires externes
- Participation aux réunions et projets qualité

Qualité et conformité
- Respect des protocoles d'hygiène et de confidentialité
- Codage des actes médicaux et suivi statistique (PMSI)
- Contribution à la démarche qualité

Activités complémentaires
Hospitalisation
- Gestion des appels, rendez-vous et urgences (Doctolib inclus)
- Organisation des admissions et sorties patients
- Rédaction et envoi des documents d'hospitalisation

Consultation
- Organisation des consultations selon les praticiens
- Préparation des dossiers patients
- Planification des interventions
- Rédaction des courriers de consultation

Transversal
- Gestion des mails et sollicitations médicales
- Élaboration du programme opératoire hebdomadaire
- Suivi des absences médicales
- Gestion des commandes et consommables

Savoir-faire
Accueil et accompagnement des publics, gestion documentaire et plannings, respect du secret professionnel, analyse et priorisation des informations, rédaction professionnelle, gestion des situations complexes, travail en équipe pluridisciplinaire, maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers.

Savoir-être
Bienveillance, rigueur, humanité, respect, esprit d'équipe, communication adaptée, empathie, capacité à gérer les priorités et les urgences.

Profil recherché
Formation administrative ou médico-technique, avec expérience en secrétariat médical.

Experience: 1 An(s)

Compétences: Accueillir, orienter et renseigner un patient,Actualiser le dossier médical du patient,Renseigner des documents médico-administratifs

Langues: Français exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de contrôle de soi : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.