Assistant·e Médico-Administratif - Service Chirurgie H/F - Hospices Civils de Beaune centre hospitalier

Service Chirurgie de l'hôpital de Beaune

1. ACCUEIL & ORIENTATION
- ACCUEILLIR LES PATIENTS (PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE).
- INFORMER, ORIENTER, GERER L'ATTENTE ET LES URGENCES.
- ASSURER UNE COMMUNICATION PROFESSIONNELLE ET BIENVEILLANTE.

2. GESTION DES AGENDAS
- PLANIFIER LES RENDEZ-VOUS, EXAMENS, HOSPITALISATIONS.
- COORDONNER AVEC LES PRATICIENS ET SERVICES INTERNES/EXTERNES.
- GERER LES MODIFICATIONS, ANNULATIONS ET URGENCES.

3. ADMINISTRATION DES DOSSIERS
- CREER, METTRE A JOUR ET ARCHIVER LES DOSSIERS PATIENTS.
- VERIFIER L'IDENTITE ET LES DONNEES ADMINISTRATIVES (IDENTITOVIGILANCE).
- NUMERISER ET CLASSER LES DOCUMENTS.

4. REDACTION & TRAITEMENT DOCUMENTAIRE
- SAISIR ET METTRE EN FORME COMPTES RENDUS, COURRIERS, RAPPORTS.
- TRAITER LE COURRIER ENTRANT ET SORTANT.
- ASSURER LA CONFIDENTIALITE DES INFORMATIONS.

5. LOGISTIQUE & MATERIEL
- GERER LES STOCKS DE FOURNITURES ET MATERIEL MEDICAL.
- PASSER LES COMMANDES ET SUIVRE LES LIVRAISONS.

6. COORDINATION & COMMUNICATION
- INTERFACE ENTRE PATIENTS, MEDECINS, LABORATOIRES, HOPITAUX.
- PARTICIPER AUX REUNIONS DE SERVICE ET PROJETS QUALITE.

7. QUALITE & CONFORMITE
- RESPECT DES PROTOCOLES D'HYGIENE ET CONFIDENTIALITE.
- CODAGE DES ACTES MEDICAUX ET SUIVI STATISTIQUE (PMSI).
- CONTRIBUTION A LA DEMARCHE QUALITE.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

- Accueil physique et téléphonique des patients et familles.
- Gestion et coordination médico-administrative : agendas, absences, organisation des soins (consultations, hospitalisations, interventions, examens).
- Suivi et mise à jour des dossiers patients, gestion documentaire (courriers, comptes rendus, archivage, numérisation).
- Saisie et codage des données d'activité médicale.
- Rédaction et mise en forme de documents médicaux.
- Vérification des données administratives dans le cadre de l'identitovigilance.

HOSPITALISATION
- Gestion des appels, rendez-vous et urgences (dont Doctolib).
- Organisation des entrées/sorties patients et suivi administratif et médical.
- Rédaction et envoi des documents d'hospitalisation (courriers, CRO, etc.).
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CONSULTATION

- Organisation des consultations selon les chirurgiens.
- Préparation des dossiers patients.
- Planification des interventions et gestion des priorités.

Rédaction et envoi des courriers de consultation.

ACTIVITÉS TRANSVERSALES

- Gestion des mails et sollicitations médicales.
- Élaboration du programme opératoire hebdomadaire.
- Suivi des absences médicales et transmissions.
- Commandes de fournitures et gestion des consommables.

Diplômes requis :
- ADMINISTRATIF
- MEDICO-TECHNIQUE

Niveau d'expérience requis :
EXPERIENCE EN SECRETARIAT MEDICAL