Agent de Guichet d'Inscriptions - Communaute d'Agglomeration Beaune Cote et Sud H/F - Structures de coopération territoriale

Intégré(e) au service des guichets d'inscriptions de la Direction de l'Enfance, vous serez chargé(e) de :
- Gérer et traiter l'espace famille.
- Renseigner et transmettre les informations utiles aux usagers.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers.

Traiter les demandes des usagers :

- Assurer accueil physique et téléphonique des administrés.
- Traiter les demandes de l'espace famille (inscriptions, absences, réservations...) dans le respect du règlement de fonctionnement + traitement et gestion des demandes reçues par mail.
- Identifier et gérer les demandes et leurs degrés d'urgence.
- Renseigner sur l'organisation et les prestations de la Direction enfance.
- Saisir les informations sur le logiciel pour les nouveaux usagers.
- Assurer et respecter les procédures et consignes.
- Alerter le responsable en cas de problèmes d'inscriptions (problème technique, surnombre...).

Tâches quotidiennes :

- Transmettre journalièrement les commandes de repas au prestataire.
- Vérifier régulièrement les pointages.
- Effectuer des vérifications régulières sur CONCERTO : tarifs, niveau, doublons d'inscriptions...

Tâches occasionnelles :

- Saisir les ressources et QF en début d'année.
- Envoyer les fiches de renseignements « enfants » aux structures.
- Assurer une continuité de service et remplacer les collaborateurs des guichets en cas de besoin.
- Participer activement aux réunions de suivi des guichets.
- Enregistrer et suivre les demandes de dérogation en partenariat avec le secrétariat.
- Mettre sous pli des factures papier (roulement entre les agents).

Savoirs-faire attendus :
- Savoir s'exprimer, expression écrite et orale
- Utiliser le logiciel métier CONCERTO
- Organiser son travail, gérer son temps
- Apporter des renseignements pour répondre aux usagers

Savoirs attendus :
- Procédures administratives
- Bureautique : utilisation des logiciels WORD, EXCEL et OUTLOOK
- Application du règlement de fonctionnement des prestations enfance

Savoir être attendus :
- Diplomatie, discrétion et réserve professionnelle
- Sens de l'organisation et rigueur dans le travail
- Force de propositions et prise d'initiatives en lien avec les missions
- Capacité d'adaptation et de travail en équipe
- Autonomie, polyvalence et amabilité

• Outlook
• Travail en équipe
• Accueil de la clientèle
• Autonomie
• Excel
• Word
• Pro-activité
• Facturation
• Force de proposition
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation