Assistant de Direction - Communauté de Communes de la Région de Bar sur Aube H/F - Structures de coopération territoriale

I. Assurer le secrétariat de la direction

II. Suivi des projets et activités de la direction

III. Accueil téléphonique et physique au secrétariat

- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Prendre des notes, rédiger des courriers et documents administratifs
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Gestion des mails
- Préparer et planifier des réunions
- Rechercher et diffuser des informations
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
- Enregistrer ou saisir des données informatiques
- Organisation et planification des réunions
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec son supérieur hiérarchique et préparer les dossiers de réunion
- Gérer et actualiser une base d'informations
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Travail sur différents dossiers en lien avec son supérieur hiérarchique
- Rechercher des informations, notamment réglementaires
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

- Principe de fonctionnement des administrations et établissements publics
- Techniques de communication orale et écrite, interne/ externe
- Techniques d'analyse de dossier
- Techniques rédactionnelles
- Méthodes et techniques d'organisation et de gestion de l'activité
- Outils de planification et procédures de contrôle du service fait
- Gestion des ressources humaines
- Notions d'organisation et de gestion du temps
- Organisation de la collectivité ou de de travail l'établissement public
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Contexte et enjeux de la collectivité
- Règles de l'expression orale et écrite
- Missions du service Techniques de secrétariat (prise de notes, etc.)
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Fonctionnement de l'internet
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Standard téléphonique
- Annuaire de la collectivité et des partenaires
- Principes rédactionnels du compte- rendu
- Discrétion professionnelle
- Devoir de réserve, et sens du Service
- Méthode et rigueur
- Qualités relationnelles
- Sens de la communication
- Disponibilité et réactivité

• Gestion de l'emploi du temps
• Classement des dossiers
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Prise de note